Специалист по документообороту

За время работы в компании разработала и воплотила бизнес-процесс по размещению тендеров на строительные и др. услуги и товары на электронных площадках. Обучила этому 6-х работников. Разработала Инструкцию по ведению делопроизводства организации, включая шаблоны Исходящих писем, Приказов, Протоколов и пр. документов. Нашла земельный участок для строительства малоэтажного многоквартирного дома (компания купила этот участок и начала строительство). Осуществила поиск компании по разработке проекта лесного участка, заключила договор, оформила и подала в Комитет по природным ресурсам Лесную декларацию на земельный участок в Ленинградской области. Организовала работу 4-х водителей предприятия по заявкам работников. Организовала работу по размещению объявлений на специализированных сайтах по аренде спецтехники. Оформила визу в Испанию продлила 5 американских виз без привлечения услуг туроператора. Заключила договора с Яндекс-такси и Таксовичкоф на трансферное обслуживание сотрудников через приложения. Основные обязанности: - Административная и документационная поддержка владельца компании: выполнение поручений, организация телефонных переговоров, встреч, видеоконференций, представление документов на доклад; направление документов работникам для рассмотрения, подписания, ознакомления, исполнения; - Подготовка исходящих писем в государственные органы, отправка через электронные приемные; - Ведение документооборота приемной в полном объеме, контроль сроков исполнения, анализ сообщений, поступающих на корпоративную электронную почту и распределение их в соответствующие подразделения; - Анализ и регистрация входящей корреспонденции, направление ее на рассмотрение руководству и в соответствующие подразделения; - Представительские функции в приемной владельца компании; - Ведение графика совещаний (календаря) руководителя в программе OUTLOOK для проведения совещаний, встреч и видеоконференций; - Внесение предложений по оптимизации документооборота, разработка и внедрение в делопроизводство шаблонов Исходящего письма, Приказа организации; - Разработка инструкции во ведению делопроизводства в организации; - Контроль исполнения поручений руководителя, ведение сводной Googl таблицы; - Организация подготовки и отправки почтовой корреспонденции, в том числе экспресс-почтой, ведение реестра почтовых отправлений; - Организация работы водителей по заявкам работников компании, проверка штрафов водителей на сайте ГИБДД; - Отслеживание контекстной рекламы сайта компании; - Ведение тендеров по закупке услуг и товаров на электронных площадках; - Выполнение личных поручений руководителя: по поиску и транспортировке личных покупок в России и за рубежом, поиск информации, анализ, формирование предложений по оптимизации; - Подготовка и подача документов на визы без участия туроператоров; - Поиск сайтов для размещения объявлений для сдачи в аренду спецтехники, продажи имущества и недвижимости. Подготовка и размещение этих объявлений и отслеживание; - Поиск земельных участков для строительства многоквартирных домов; - Перевод входящих и подготовка исходящих писем и пр.документов, в том числе договоров с иностранными банками (с англ. на англ.).